Der Posteingang ermöglicht die Übernahme von externen Dokumenten in die CAWIN-Dokumentenablage eines Haushaltes. Das können z. B. eingescannte Briefe, Faxe von Gläubigern oder andere im Zusammenhang mit der Beratung notwendige Dokumente sein.

Allgemein

Öffnen Sie den Posteingang mit Klick auf das Posteingang-Symbol .
Bei der Übernahme wird die Zuordnung zu den betroffenen Haushalten und die Eingabe weiterer Zusatzinformationen unterstützt.
Die Posteingangsfunktion erweitert damit die Einsatzmöglichkeiten von CAWIN und unterstützt den Arbeitsablauf dahingehend, dass auf alle einen Haushalt betreffenden Unterlagen an einer zentralen Stelle zugegriffen werden kann.

Dokumente

In einen Haushalt importieren

Wählen Sie links das Posteingangsverzeichnis (z.B. Ihren Scanner) aus. Das Posteingangsverzeichnis ist in den System- oder Benutzereinstellungen auswählbar (je nachdem, ob die Stelle einen gemeinsamen Scanner hat oder jeder einen eigenen Ordner/Scanner).
Um ein Dokument auszuwählen, klicken Sie auf das Verzeichnis-Symbol oben links.
In der Mitte erscheint das ausgewählte Dokument.
Wählen Sie rechts mit dem Drop-Down-Menü den Haushalt aus, in welchen ein Dokument importiert werden soll. Der ausgewählte Haushalt bleibt beim Senden gewählt. Sie können das Schreiben danach auch direkt einer bestimmten Kategorie zuordnen (z.B. Schreiben vom Gläubiger). Die Kategorien können unter den Schlüsseltexten beliebig angepasst werden.

Hinweise:

Unbedingt erforderlich ist lediglich die Auswahl eines Haushalts, dem das Dokument zugeordnet wird.
Das wird auch für die Freigabe des "Senden"-Buttons explizit eingefordert. Alles weitere verbessert lediglich die Qualität des Datensatzes.
Zur Übersichtlichkeit sind die inaktiven Haushalte nicht anwählbar. Wenn Sie in einen inaktiven Haushalt Dokumente über den Posteingang verschieben wollen, müssen Sie den Status dafür kurzzeitig auf aktiv setzen.

Sie können zum Beispiel folgende weitere Angaben machen:

Kategorie: Analog zur Papierakte können die Schreiben so direkt der entsprechenden Kategorie (z.B. Vollmacht, Gläubigerschreiben, Einkommensnachweis, Forderungsaufstellung) zugeordnet werden.
Anlass: Hier gibt es eine Vorauswahl, Sie können diese aber überschreiben und einen eigenen Text einfügen.

Abschließend können Sie auswählen, ob die Datei verschoben oder kopiert werden soll. Verschieben Sie die Datei ist sie danach nicht mehr im Scanordner enthalten.

Haben Sie den Dokumenten/Dateien eine Kategorie zugeordnet, erscheinen die entsprechenden Ordner links im Menü.

Verwenden

Nachdem Sie Ihre Dokumente hochgeladen haben, finden Sie diese im entsprechenden Haushalt unter Dateien > Dokumente.
Weitere Informationen finden Sie unter Dateien.
Sie finden eine Nachricht über die hochgeladene Datei bei Neuigkeiten.

Verwendbare Dateiformate

Sie können diverse Dateiformat verwenden – vom Bildformat (z. B. Ihre eingescannten Briefe), Textformat bis hin zu abgespeicherten E-Mails.
In der Vorschau unterstützt werden folgende Dateiformate: JPG, JPEG, BMP, GIF, PNG, PDF, DOTX, DOCX, DOC, DOT, MSG, EML

Zum Ansehen des Inhaltes, markieren Sie den Eintrag in der Liste, so dass dieser blau hinterlegt ist wie im Bild.
Dann klicken Sie auf das Datei Öffnen-Symbol (roter Kreis im Bild oben), um die Datei anzusehen.
Es ist zum Beispiel auch möglich E-Mails zu importieren.