Kontakte
Funktionsweise
Über das Menü Extras > Kontakte gelangen Sie zu den Kontakten.
Die Kontakte stellen eine „Vorstufe“ zu den Haushalten dar. Es handelt sich hierbei um Anfragen o. ä., die an Ihre Beratungsstelle gestellt werden, die z. B. für Rückfragen, als Warteliste oder für statische Zwecke gespeichert werden sollen, für die aber (noch) kein Haushalt angelegt werden soll. Der Kontakt kann bei Bedarf auch als Haushalt aufgenommen werden.
Eingaben können in den folgenden Bereichen gemacht werden:
Allgemeines
Hier werden Eintragungen zur Art des Kontakts (Online-Anfrage, Sprechstunden-Kontakt, Telefon-Kontakt) und der Kategorie sowie der Kontaktdaten vorgenommen.
Hinweis: Die Kategorien können im Bereich Konfiguration > Schlüsseltexte individuell nach Ihren Bedürfnissen definiert werden.
Durch Drücken auf das E-Mail Symbol wird automatisch Ihr Standard-Mail-Programm geöffnet und eine neue Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse generiert.
Beratung
Im Bereich Beratung werden die Informationen Erstkontakt, Anzahl Gläubiger, Gesamtschulden (ca.), Gründe, weitere Informationen und die bzw. der zuständige Sachbearbeiter:in erfasst.
Bei der Angabe des Datums des Erstkontaktes setzt CAWIN automatisch den Tag des Eintrages. Das Datum ist im Aufklappmenü veränderbar. Alle anderen Angaben sind optional. Mögliche Gründe/Inhalte einer Kontaktaufnahme sind bereits vordefiniert. Es können bis zu drei Gründe erfasst werden. Für weitere Informationen gibt es ein freies Textfeld.
Die Angabe zur zuständigen Ansprechperson wird automatisch gefüllt, kann hier jedoch auf einen der in CAWIN definierten Benutzer:innen geändert werden
Abschluss/Übernahme
Im Bereich Abschluss/Übernahme werden die Informationen zu Status, Priorität, Ergebnissen und Bemerkungen erfasst. Das Datum des Abschlusses bzw. der Übernahme wird angezeigt.
Der Status Übernommen kann nur vom Programm gesetzt werden. Dieses geschieht automatisch, wenn der Kontakt als regulärer Haushalt übernommen wird.
Sie können bei der Priorität zwischen den Werten "Hoch", "Keine", "Standard" wählen. Die Priorität ist relevant, wenn die Kontaktliste auch als Warteliste genutzt werden soll. Durch die drei Prioritätsstufen kann eine korrekte Abarbeitung der Warteliste vereinfacht werden. Dabei steht der Wert "Keine" für Kontakte, die nicht auf eine reguläre Beratung warten, sondern deren Anfragen durch Telefonate, Sprechstundenbesuche oder ähnliches geklärt werden können. Einträge mit dieser Priorität brauchen in einer Warteliste nicht berücksichtigt zu werden. Normale Einträge einer Warteliste sollten die Priorität "Standard" bekommen, sie können dann in der Reihenfolge ihres Anlegens oder nach anderen Kriterien abgearbeitet werden. Für besonders dringliche Fällem, die kurzfristig eine reguläre Beratung benötigen, kann die Priorität "Hoch" vergeben werden. Fälle mit dieser Priorität können dann bevorzugt berücksichtigt werden.
Mögliche Ergebnisse sind bereits vordefiniert. Es können bis zu drei Ergebnisse erfasst werden. Bei der Bearbeitung kann ein Kontakt auch durch Drücken von [Als Haushalt übernehmen] in einen regulären CAWIN-Haushalt überführt werden. Die bereits erfassten Daten werden soweit vorhanden in die analogen Felder des Haushaltes übernommen.
Eine Besonderheit hierbei ist das Bemerkungsfeld. Es wird (falls vorhanden) als erster Protokolleintrag übernommen. Es wird auch intern vermerkt, dass der Haushalt aus einem Kontakt hervorgegangen ist. Der Status des Kontaktes wird daraufhin auf Übernommen geändert und das Übernahmedatum wird gesetzt. Die Bearbeitung wird beendet und man kehrt in die Kontaktliste zurück. Der übernommene Kontakt wird nur noch angezeigt, wenn der Haken bei ‹Nur Aktive› nicht gesetzt ist.