Export/Import

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Allgemein

Um beispielsweise umziehenden Ratsuchenden die Beratungsdaten für eine andere Beratungsstelle mitzugeben bzw. von ihnen die Beratungsdaten einer anderen Beratungsstelle zu übernehmen, gibt es die Möglichkeit, die Daten der Haushalte in Dateien zu exportieren bzw. zu importieren. Darüber hinaus kann man auch eine mit CAWIN 8 erstellte Export-Datei (im *.cax-Format) in CAWIN importieren. Falls Sie diese Funktion häufig nutzen, können Sie mit Klick auf das Stern-Symbol die Funktion zu Ihren Favoriten hinzufügen. In der Favoritenleiste wird die Funktion schneller aufrufbar durch Klick auf das Import-Symbol

Grundlagen

Um alle Funktionen von CAWIN nutzen zu können, benötigen Sie Microsoft Office in der 64-Bit-Version. Grundsätzlich können Sie CAWIN auch mit einer 32-Bit-Office-Version verwenden, bitte beachten Sie dann, dass Sie mit der 32-Bit-Office-Version in CAWIN keinen Import von Daten im *.cax-Format (Import von Haushalten, die aus CAWIN 8 exportiert wurden) vornehmen können.

Ist ein Import von Daten im *.cax-Format notwendig, empfehlen wir daher die Installation in der 64-Bit-Version, da wenigstens die Microsoft Access Database Engine in 64-Bit benötigt wird. Microsoft stellt eine Seite zur Entscheidungsfindung bereit.

Hinweise

Migration

Über die Migration von Daten aus einer bestehenden CAWIN-8-Datenbank erfahren Sie mehr im Artikel Migration

Übermittlung einer CJX-Datei

Um die CJX-Datei datenschutzkonform zu übermitteln, ist folgende Vorgehensweise möglich:

  • die Datei passwortgeschützt zippen
  • die ZIP-Datei per E-Mail versenden oder per USB-Stick dem Ratsuchenden mitgeben
  • das Passwort dem Empfänger (oder dem Ratsuchenden) auf einem anderem Weg mitteilen

Export eines Haushaltes

Um einen oder mehrere Haushalte zu exportieren, klicken Sie zunächst auf das Haushaltsliste-Symbol im Menüpunkt Extras. Dann markieren Sie mit der Maus die zu exportierenden Haushalte, sodass diese blau hinterlegt sind.

Dann klicken Sie auf das Ausgewählte Haushalte exportieren-Symbol (roter Kreis).



Im nächsten Schritt öffnet sich das Dateiauswahlfenster. Klicken Sie dort auf das Ordner-Symbol (rote Markierung), um eine Datei auszuwählen.


Es öffnet sich das Speichern-Fenster von Windows. Hier wählen Sie einen Ordner, indem die Exportdatei gespeichert werden soll und geben ihr einen Dateinamen (rote Markierung). Anschließend bestätigen Sie mit Speichern (blaue Markierung).

Bitte beachten Sie: Aus CAWIN (im CJX-Format) exportierte Haushalte können nicht in CAWIN 8 importiert werden.

Import eines Haushaltes

Hierzu klicken Sie bitte auf das Import-Symbol in der Menüleiste Konfiguration > Admin-Tools.

Falls das Menü Admin-Tools ausgegraut ist und Sie es nicht öffnen können, hat Ihr CAWIN-Benutzer nicht die nötigen Rechte für diese Funktion. Dann könnte die CAWIN-Administration den Import durchführen oder die Rechte Ihres CAWIN-Benutzers anpassen.

In der Migrationszentrale kann man sowohl die gesamte Datenbank migrieren als auch einzelne Haushalte importieren.

Um eine Exportdatei mit einem oder mehreren Haushalten zu importieren (das kann sowohl eine *.cax-Datei aus CAWIN 8 sein als auch eine *.cjx-Datei aus CAWIN) klicken Sie auf Dateien hinzufügen (roter Kreis) und suchen sich im Windows-Explorer die zu importierende Datei aus und bestätigen diese. Anschließend klicken Sie unten auf Import starten.

Beachten Sie, dass in CAWIN neu importierte oder migrierte Haushalte nicht automatisch angezeigt werden, sondern erst dann, wenn eine Aktualisierung der Haushaltsliste aktiv ausgelöst wurde durch

  • Neustart des Programms
  • Schließen und neu Öffnen der Haushaltsliste
  • Betätigen des Aktualisieren-Symbol (rote Markierung unten im Bild)

]

Inaktive Haushalte werden grundsätzlich immer in der Haushaltsliste ausgeblendet und erst dann angezeigt, wenn Sie den Haken bei 'Inaktive Haushalte ausblenden' (Blaue Markierung) durch Klicken auf das Kontrollkästchen entfernt haben.