Brieferstellung

Aus cawin.de
Zur Navigation springen Zur Suche springen

Sämtliche (Serien-)Briefe für den aktiven Haushalt werden in CAWIN über die Brieferstellung erstellt. Grundlage dafür sind jeweils die in CAWIN hinterlegten Musterbriefe (eine ausführliche Anleitung zur Anpassung von Musterbriefen finden Sie unter Musterbriefe anpassen).

Hinweis: Für Personen, die Sie nicht als Haushalt angelegt haben, können Sie die Funktion Brief an Kontakte nutzen.

Allgemein

In der Haushaltsnavigation finden Sie die Brieferstellung (blauer Kreis)

Zum Erstellen eines neuen Briefes gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Möglichkeit

  • Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Menüpunkt ‚Brieferstellung‘ (blauer Kreis)
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste
  • Klicken auf das Plus-Symbol (roter Kreis).



2. Möglichkeit

  • Gehen Sie wieder mit dem Mauszeiger auf den Menüpunkt ‚Brieferstellung‘ (blauer Kreis)
  • Drücken die rechte Maustaste
  • Sie sehen am Mauszeiger nun das Kontextmenü
  • Klicken mit der linken Maustaste auf ‚Hinzufügen‘




zum Seitenanfang

Erstellen (Briefe erzeugen)

Um in den Haushalten Briefe (Einzel- oder Serienbriefe) zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Musterbrief auswählen

Unter Musterbrief (rote Markierung) den gewünschten Musterbrief als Vorlage

  • mittels Schnellsuche durch das Eintippen von Namensteilen oder
  • über das Öffnen einer Ordnerstruktur über eine Lupen-Symbol rechts daneben (roter Kreis)

auswählen.

Hinweis: Sie können die Musterbriefe auch sortieren, indem Sie noch einen weiteren Ordner anlegen. Wenn Sie dagegen die „Vorfilterung“ wichtiger Musterbriefe in der Auswahlliste bevorzugen, könnten Sie in die betreffenden Musterbrief-Namen Sonderzeichen oder Buchstabenkombinationen einfügen, die sonst nicht in den Namen vorkommen und bei denen daher nach dem Eintippen nur diese Musterbriefe übrig bleiben. Es sollten dann solche Zeichen gewählt werden, welche die Lesbarkeit der Namen in den Übersichten der Dokumente nicht beeinträchtigen. Diese sollten evt. nicht am Anfang stehen, weil sonst die Sortierung in den Übersichten beeinflusst wird.



Kopf-/Fußzeilen-Vorlage verwenden (optional)

Die Kopf-/Fußzeilenvorlage wird folgendermaßen eingerichtet:

  • mit der in den Benutzereinstellungen als Standard markierten Vorlage,
  • mit der in den Systemeinstellungen als Standard markierten Vorlage, wenn in den Benutzereinstellungen keine Vorlage als Standard markiert ist,
  • keine Vorlage, wenn weder in den Benutzereinstellungen noch in den Systemeinstellungen eine Vorlage als Standard markiert ist oder
  • eine andere Kopf-/Fußzeilenvorlage, wenn diese in der Auswahlliste ausgewählt wird.



Name/Ordner eintragen

  • Es ist nach Auswahl des Musterbriefes automatisch der Name des Musterbriefes eingetragen.
  • Bei mehrfacher Verwendung eines Musterbriefes in einem Haushalt wird automatisch eine Ziffer (bspw. „(1)“ ergänzt.
  • Sie können alternativ auch einen abweichenden Namen eintragen oder den voreingetragenen Namen ergänzen.
  • Dieser Name wird
    • der Ordnername für den Einzel- oder Serienbriefe und
    • der Anfang der Dateinamen für die erstellten Briefe in diesem Ordner,

den Sie in der Haushaltsnavigation unter 'Dateien' > 'Briefe' sehen (s. u.), sobald Sie die Briefe erstellt haben.

Hinweis: Der Name/Ordner darf keine Sonderzeichen (/ \ : ? " * < > |) enthalten – solange eines dieser Zeichen im Ordnernamen enthalten ist, ist eine Brieferstellung nicht möglich (der Button „Briefe erzeugen“ ist dann deaktiviert).

Adressat/Empfänger auswählen



'

In der Auswahlliste wählen Sie unter Adressat (blaue Markierung) Adressaten aus, es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

* Beliebige Adresse: Über diese Option können Sie einen Brief an beliebige Adressen erstellen, diese müssen nicht im Haushalt vorkommen.

* Gläubiger/Vertreter: Über diese Option können Sie die Gläubiger bzw. Vertreter der Verbindlichkeiten anschreiben.

* Kontakte: Über diese Funktion schreiben Sie unter den Kontakten abgelegte Personen/Institutionen an.

* Schuldner:in: Über diese Option schreiben Sie die ratsuchende Person selbst an.

Für einen Serienbrief an mehrere Verbindlichkeiten wählen Sie den Adressat Verbindlichkeiten



Nun können Sie in der neu erschienen Tabelle die gewünschten Verbindlichkeiten auswählen (mit dem Kasten ganz oben links wählen Sie alle aus).



Anschließend klicken Sie oben links auf den Button Briefe erzeugen.

Die Briefe finden Sie nun unter Dateien > System > Briefe



zum Seitenanfang

Ansehen (Vorschau)

Zum Ansehen und nachträglich eines einzelnen Briefes klicken Sie auf den im Menü 'Dateien' erzeugten Brief und gehen in der sich öffnenden Maske auf das Symbol 'Datei öffnen'.




zum Seitenanfang

Ändern (Brief anpassen)

Um die Vorlage entsprechend den aktuellen Bedarfen anzupassen, klicken Sie oben auf den Button 'Brief anpassen'. Es wird die aus dem Musterbrief erzeugte Vorlage in MS Word geöffnet. Sie können nun Ihre Änderungen vornehmen, wie z. B. den Briefkopf ändern oder einen individualisierten Text (z.B. Informationen zur persönlichen Lebenssituation der ratsuchenden Person) hinzufügen.
Speichern Sie diesen nun in Word ab – am schnellsten geht es mit dem Shortcut [Strg]+[S]. Nun kann die Vorlage verwendet werden – der ursprüngliche Musterbrief wird dadurch aber nicht geändert!

Hinweis: Haben Sie bereits Briefe erzeugt und wollen in diesen die soeben gemachten Änderungen übernehmen, klicken Sie erneut auf den Butten 'Briefe erzeugen' – doch Vorsicht: Dies überschreibt die zuvor erstellten Briefe im Ordner 'Dateien'.

Nach dem Erstellen der Briefe können Sie auch an einzelnen noch Änderungen vornehmen. Um einen einzelnen Brief zu ändern, öffnen Sie diesen wie weiter oben unter '(Serien)Briefe ansehen' beschrieben, führen ihre Änderungen durch und speichern anschließend Ihren Brief wieder in Word ab.
zum Seitenanfang


Mit einem Szenario verschicken

Sofern Sie mit Ihren Briefen Bezug auf ein bestimmtes Szenario nehmen möchten, ist auch das möglich. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, das Programm erkennt automatisch, dass in dem Brief Szenario Platzhalter hinterlegt sind. Es öffnet sich dann das entsprechende Menü, indem Sie das gewünschte Szenario auswählen können.


zum Seitenanfang

Mit Anhängen verschicken

Der Versand von Schreiben mit Anhängen ermöglicht Ihnen zum Beispiel, an Ihre Schreiben die Vollmacht, Szenarien oder sonstige Anhänge anzufügen und dann per E-Mail oder Fax zu versenden oder auszudrucken. Es sind mehrere Anhänge möglich.

Nach Auswahl des entsprechenden Schreibens können Sie bei Bedarf einen entsprechenden Anhang hinzufügen.

Anschließend öffnet sich Ihr Ablageverzeichnis (direkt der Ordner des Haushalts), aus dem Sie den gewünschten Anhang auswählen können. Sie können so z. B. die entsprechende Vollmacht hinzufügen.

Sie können auch direkt weitere Dokumente anhängen – wie zum Beispiel den AEV. Hierzu navigieren Sie über die Menüleiste in den entsprechenden Ordner im Ablageverzeichnis.

In der Übersicht sehen Sie anschließend, welche Dateien dem Brief nun anhängen.

Wenn Sie über den Postausgang nun das Dokument versenden, öffnet sich z. B. im Einzel-E-Mailversand die E-Mail mit den Anhängen.

Mit Anhängen verschicken (alternativ)

Bei der Brieferstellung können Sie direkt die entsprechenden Dateien in Ihre Word-Vorlage einfügen und dann den Serienbrief erstellen. Eine weitere Methode, um Briefe mit Anhängen zu verschicken, finden Sie hier. In diesem Video wird die Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt.

Wenn Sie Briefe erstellt haben, können Sie allen Schreiben eines Serienbriefes Anhänge hinzufügen. Dazu Brief anpassen (rot) auswählen.

  • Das Word-Dokument (Vorlage) öffnet sich.
  • Gehen Sie auf den Punkt, wo die Anlage im Word-Dokument hinzugefügt werden soll.
  • Wählen Sie unter Dateien/Systeme (rot) zum Beispiel den erstellten Insolvenzplan aus.
  • Aus Datei öffnen gehen (blau).

  • Es öffnet sich die Datei (hier eine PDF-Datei).
  • Soll die Anlage im Querformat ausgegeben werden, dann drehen Sie diese (rot) bis das gewünschte Format erscheint.
  • Anschließend die Datei im Vollbildmodus darstellen (blau).

  • Erstellen Sie einen Screenshot mit der Tastenkombination [Windows] + [Shift] + [S],
  • dann mit der Maus auf die Ansicht der geöffneten Datei gehen,
  • die linke Maustaste festhalten (blaues Kreuz erscheint) vom oberen linken Rand starten und bis zum unteren rechten Rand festhalten,
  • das Bild wird in die Windows-Zwischenablage übernommen,
  • dann mit der rechten Maustaste oder [Strg] + [V] das Bild einfügen.

  • Speichern dieses ab

  • Anschließend auf Briefe erzeugen (rot) gehen
  • Dann ist der Anhang in allen Schreiben hinterlegt

Mit Briefkopf der Ratsuchenden verschicken

Wie Sie die Gläubiger mit dem Briefkopf der Ratsuchenden anschreiben, sehen Sie in diesem Beispiel .